Você já ouviu falar sobre técnicas de produtividade? Se não, ainda há tempo para aprender e fazer com que seu dia seja mais organizado.

Afinal, é muito melhor quando você consegue dar conta de todas as tarefas e ainda sobra um tempinho para descansar, concorda? Ser produtivo traz muitos benefícios para sua vida e você aprende um pouco mais sobre isso a seguir!

O que é produtividade?

Primeiro, vamos ao conceito de produtividade! Ela pode ser definida como a quantidade de atividades e tarefas que você consegue realizar em determinado tempo, usando certos recursos.

Basicamente, é a capacidade de fazer mais em menos tempo, com qualidade e com o que se tem em mãos.

Para ilustrar, é como se você traduzisse a sua eficiência nos estudos de acordo com a rotina que leva. Um alto nível de produtividade faz com que você estude mais conteúdo, realize as tarefas de casa, faça revisões, entre outras ações, de maneira a valorizar o tempo destinado a isso.

Como consequência, consegue atingir o resultado necessário. Seja tirar uma nota alta, manter o conteúdo em dia, compreender suas dúvidas e assim por diante.

O conceito também é muito usado no trabalho. Quanto mais produtivo você se mostra, mais valor entrega para a empresa. Seus gestores conseguem administrar melhor tempo e dinheiro, enquanto você se destaca e consegue avançar na carreira.

Sendo assim, com base nesses exemplos, uma rotina produtiva é aquela em que você consegue cumprir sua lista de prioridades, mas sem fazer tudo na correria. A compreensão do que você faz deve ser efetiva para que você tenha sucesso.

Por que ser produtivo é tão importante?

É essencial ser produtivo para que você se mantenha em constante evolução e consiga se diferenciar dos demais.

Essa é a essência da produtividade, na prática. Quando você realmente atinge esses dois objetivos, significa que consegue realizar tarefas com consistência e qualidade.

Inclusive, é importante se desapegar da impressão de que ser produtivo é estar sempre ocupado. Porque afinal, nem sempre fazer muito, é fazer bem.

Portanto, tenha em mente que a produtividade deve estar atrelada a executar seus compromissos de maneira satisfatória. Para você e para os outros envolvidos: seus gestores, professores e colegas.

Quais são os principais indicadores de produtividade?

Antes de falar sobre técnicas de produtividade, é interessante conhecer um pouco mais sobre indicadores. Eles medem o nível produtivo que você atinge todos os dias e permitem que você analise seus processos de produção. Veja só!

Produção por hora

Esse indicador diz respeito à quantidade de tarefas que você finaliza por hora. Ele calcula quanto tempo você gasta para cada uma delas e permite que você pense em estratégias para otimizar esse resultado.

Entregas no prazo

Seja nos estudos ou no trabalho, você sempre lida com prazos, certo? Com a ajuda desse indicador, você mapeia o número de entregas que você faz dentro do prazo, para diminuir seus atrasos e manter suas tarefas em dia.

TPM

TPM é a sigla para total productive maintenance. Ele avalia as perdas que você tem ao longo do seu período de produção. Seu objetivo é diminuir quebras e paradas desnecessárias que interferem na qualidade de suas tarefas.

E, afinal, quais são as melhores técnicas de produtividade para otimizar sua rotina?

Agora sim, vamos às melhores técnicas de produtividade para otimizar sua rotina. Veja só o que você pode fazer para se organizar e render mais!

1. Do melhor ao pior

O método “do melhor ao pior” consiste em uma lista de tarefas, na qual você precisa priorizar o que precisa fazer.

Mas ela deve ser ordenada não de acordo com a importância, mas com as atividades mais chatas às melhores de serem feitas. E qual é o intuito disso?

Bem, permitir que você tire do caminho aquilo que incomoda e que muitas vezes você procrastina para fazer.

Com a atividade desagradável vencida, você se sente recompensado e tem mais ânimo para realizar as tarefas seguintes.

2. Técnica Pomodoro

Na técnica Pomodoro, o objetivo é dividir seu dia em vários períodos de trabalho e de descanso.

Em um exemplo básico, você trabalha em períodos de 25 minutos, e descansa por 5 minutos.

Depois de 4 ciclos assim, ou seja, a cada duas horas, você faz um intervalo maior, de até 30 minutos.

É importante ressaltar, porém, que nos 25 minutos para a atividade, você deve ficar totalmente concentrado nela. Nada de olhar celular ou entrar em redes sociais, nem mesmo nos 5 minutos de descanso.

Essas são ações que acabam retendo sua atenção sem querer por muito mais tempo. Deixe isso para o intervalo maior.

3. Matriz Eisenhower

A matriz Eisenhower foi criada pelo presidente norte-americano de mesmo nome.

Ela classifica suas tarefas de acordo com a urgência, para facilitar a priorização. É uma técnica similar à lista “do melhor ao pior”, mas tem algumas regras específicas:

  • tarefas urgentes e importantes devem ser feitas imediatamente;
  • se a tarefa é importante, mas não urgente, pode ser realocada em outro dia mais apropriado;
  • se é uma tarefa urgente, mas não importante, peça para alguém capacitado para executar;
  • se uma tarefa não é importante e nem urgente, exclua de sua lista.

4. Getting Things Done (GTD)

O método GTD é uma das melhores maneiras de organizar seu trabalho, por ser bastante objetivo e fácil de se colocar em prática. Ele é dividido em cinco etapas:

  • coleta: faça uma lista das tarefas que precisam ser feitas;
  • análise: avalie o que precisa ser feito e defina a ordem de realização;
  • organização: deixe todas as tarefas listadas para serem acessadas facilmente;
  • execução: durante a execução das tarefas, tenha foco e consciência total no que está sendo feito e evite distrações;
  • revisão: ao final do dia, confira se você fez todas as tarefas previstas, veja o que foi eliminado, as novas tarefas que chegaram e reorganize para o dia seguinte.

5. Kanban

Na técnica Kanban, você deve desenhar um quadro e separar três colunas: “a fazer”, “em execução” e “concluído”. Assim, você classifica suas tarefas de acordo com o status delas.

No quadro, você pode escrever ou usar post-its de cores diferentes para facilitar a visualização dos tipos de atividades.

Pode-se observar que muitas empresas contam com esse quadro desenhado em seus escritórios e salas. Afinal, ele permite manter o alinhamento das tarefas, o que é essencial para o trabalho em equipe.

6. Zen to Done (ZTD)

O método ZTD funciona como uma evolução do GTD. A intenção é usá-lo para simplificar seu dia a dia.

Com ele, você define quais são as atividades de menor importância do seu dia. A partir disso, deixa de lado as tarefas que são dispensáveis e consegue tornar sua produtividade mais efetiva.

Para executar esse método, é preciso seguir 10 passos. São eles:

  • colete informações e liste tarefas por prioridade;
  • defina o que deve ser feito na tarefa;
  • planeje como executar cada tarefa;
  • parta para a execução seguindo a ordem de prioridade;
  • utilize uma ferramenta para se organizar, como uma ferramenta digital, post-its ou caneta e papel;
  • não deixe as atividades se acumularem;
  • revise diária e semanalmente suas tarefas;
  • simplifique e foque apenas no essencial;
  • determine uma rotina de hábitos para facilitar a incorporação das tarefas;
  • encontre sua paixão, porque se você ama o que faz, dificilmente procrastina.

7. Princípio de Pareto

O Princípio de Pareto é pautado na regra 80/20. Ou seja, 80% dos resultados são provenientes de 20% das tarefas que você executou.

O significado disso parece um pouco complexo, não é verdade? Mas simplesmente quer dizer que uma pequena parcela das suas obrigações é responsável pela conquista dos seus resultados mais expressivos.

Sendo assim, o objetivo do método é identificar as tarefas mais importantes do dia e torná-las um hábito.

Assim, elas se tornarão parte dos 20% de tarefas essenciais. Elas terão um verdadeiro impacto, seja nos estudos ou no trabalho, e trarão os 80% de resultados esperados para você.

8. Flow Time

Uma alternativa para quem não se adapta ao método Pomodoro é o Flow Time, que pode ser traduzido como “fluxo de tempo”.

Ele conta com as mesmas vantagens do Pomodoro. Faz a contagem de tempo, foca em uma tarefa por vez e tem intervalos previstos.

Entretanto, não há delimitações de tempo. Você pode focar na tarefa pelo tempo que conseguir, e, depois, fazer a pausa que julgar necessária, sem a divisão rígida de blocos de tempo.

Você pode fazer 20 minutos de trabalho, 10 de descanso, ou trabalhar 90 minutos de uma vez e descansar por 20 minutos. Tudo depende de como você se sente mais produtivo.

9. Auto-foco

A técnica de auto-foco é para quem tem dificuldades em tirar um tempo do dia para se organizar. Ele é focado em eliminar essa questão e em conseguir um progresso real.

Será preciso criar 3 listas diferentes: novas tarefas, tarefas recorrentes e tarefas não-finalizadas.

Todas as tarefas novas devem ser listadas e você precisa fazer uma linha abaixo da última. O que ficar acima dela é considerado “velho”, então adicione novas tarefas sempre abaixo da linha.

Depois, olhe para suas tarefas “velhas” e comece a trabalhar em cada uma. Assim que acabar, apague da lista.

Se forem recorrentes, mude para a lista de mesmo nome. Quando as tarefas velhas forem finalizadas, confira todas. Se algo ficou de fora, passe para a lista de não finalizadas. Siga nesse ritmo até criar o hábito.

10. Método 5W2H

O método 5W2H precisa ser dividido em 5 perguntas:

  • WHAT –  O que será feito?
  • WHO – Por quem?
  • WHY – Por quê?
  • WHEN – Quando?
  •  WHERE – Onde?
  • HOW – Como?
  • HOW MUCH – Quanto custará?

Seu principal objetivo é tirar as dúvidas que surgem quando precisamos cumprir uma tarefa. 

Ao saber exatamente o que fazer, você poupa tempo, vai direto ao ponto e retira logo a atividade do caminho. 

É um método indicado para trabalho em equipe, na empresa ou até mesmo em casa ou em trabalhos da faculdade.

11. Lei de Parkinson

Na Lei de Parkinson, a ideia é concentrar toda a nossa energia para concluir a tarefa no prazo correto.

Muita gente acha que isso é “trabalhar sob pressão”. Na prática, pode até ser similar mesmo.

Mas na verdade, o que você faz é determinar prazos para você mesmo. Se um trabalho não for prioridade, mas você tem tempo disponível para fazê-lo, por que não executar, então?

A proposta é cuidar de si mesmo, evitar acúmulos e administrar outras questões da vida para além do trabalho e dos estudos. É essa Lei que está por trás da eficiência do método Pomodoro.

Como potencializar as técnicas de produtividade com o uso de ferramentas digitais?

As técnicas de produtividade podem ser potencializadas com a ajuda de ferramentas digitais. Inclusive, muitas delas foram incorporadas dentro desses recursos. Confira alguns exemplos!

ERP

ERP é um tipo de sistema de gestão empresarial. Ele automatiza tarefas e reúne dados que contribuem para a tomada de decisões inteligentes dentro das empresas.

Isso acontece porque ele consegue integrar todas as áreas de uma empresa em um só local, agilizando os processos. Você também verá muito essa alternativa dentro das empresas nas quais trabalhará.

Armazenamento em nuvem

Plataformas como Google Drive, One Drive e Dropbox permitem que você armazene todo tipo de arquivo em nuvem.

Dessa forma, pode acessá-las de onde estiver, a qualquer momento. Além disso, é possível realizar tarefas colaborativas e compartilhar o conteúdo com outras pessoas, sem precisar enviar nada por e-mail.

Gerenciadores de tarefas

Você encontra com facilidade uma série de gerenciadores de tarefas na internet.

É possível cadastrar suas atividades, acompanhar em quanto tempo elas são feitas e emitir relatórios para monitorar seu desempenho.

Alguns exemplos são o Asana, o Trello e o Evernote. Eles também são muito usados para o trabalho, porque os gestores têm uma visão geral do que cada colaborador da empresa está fazendo naquele momento.

Pronto! Você já está por dentro das melhores técnicas de produtividade para aplicar tanto nos estudos quanto no trabalho. Então, não perca tempo e comece a se organizar para ter bons resultados em todos os aspectos de sua vida.

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