Tem a impressão de que o dia é curto demais para fazer tudo o que você precisa? Talvez essa sensação seja um problema de gestão de tempo.

Para dar conta de tantas tarefas diárias, a gente precisa se organizar direito e administrar bem as horas disponíveis.

Mas como fazer isso?

Por meio de atitudes simples, você pode fazer o seu dia render mais e aproveitar todas as vantagens que elas trazem, tanto para os estudos quanto para o trabalho.

Entenda como a gestão do tempo funciona, quais são as maiores vantagens dela e como colocá-la em prática!

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O que é gestão de tempo?

Organizar as tarefas, planejar os dias da semana e dividir o tempo entre as atividades fazem parte do processo de gestão de tempo.

Basicamente, é uma forma de trabalhar de um jeito inteligente, fazendo muito mais em menos tempo. Além de otimizar o dia, pode ser a sua salvação em períodos de forte pressão ou prazos apertados.

Vamos usar como exemplo um profissional com expediente de 8 horas por dia.

Ao olhar para a sua lista de pendências, essa pessoa se depara com reuniões com a equipe, relatórios para entregar, e-mails para responder, entre outras tarefas.

Em vez de se desdobrar aleatoriamente para cumprir todas elas, o melhor a se fazer é planejar as atividades com base no tempo que cada uma demanda.

Além de, é claro, levar em conta o que é prioridade, urgente e com prazos mais curtos.

Se esse profissional tem agendadas para uma segunda-feira 2 reuniões de 1 hora cada, e precisa de cerca de 8h para concluir o relatório, vai ser impossível fazer tudo no mesmo dia, certo?

Com base nessas estimativas, fica mais fácil ser realista e prever quando as tarefas vão ser, de fato, concluídas.

Como a gestão de tempo impacta os estudos e o trabalho?

Adotar esses novos hábitos pode ser um pouco difícil no começo. Assim que você começar a perceber os efeitos deles no seu dia a dia, deixar a gestão de tempo de lado é algo que não vai passar pela sua cabeça!

Veja a seguir quais são as principais vantagens de administrar o tempo do jeito certo.

Melhora a qualidade de vida

A falta de organização traz vários prejuízos para a qualidade de vida das pessoas. Pouco a pouco, esses problemas vão se tornando uma bola de neve.

Além de correr o risco de perder prazos, a ausência de gestão de tempo faz com que você se sinta frustrado com o resultado dos projetos e as demandas acumuladas.

É inevitável que a sua vida pessoal não seja afetada também. Isso porque o acúmulo de tarefas pode levar a noites mal dormidas, falta de tempo para descansar e se dedicar aos relacionamentos.

À medida em que você passa a se planejar melhor, percebe que é possível se dividir entre o trabalho e a vida pessoal sem deixar nenhum dos dois de lado.

Diminui o estresse

Consequentemente, os níveis de estresse e ansiedade diminuem quando você melhora a gestão de tempo.

Na maior parte das vezes, a falta de organização é uma fonte de estresse. Afinal, ela vem acompanhada de um sentimento de incerteza em relação ao cumprimento dos prazos e à qualidade das entregas.

Essa insegurança, seja no trabalho ou nos estudos, só atrapalha. Mesmo antes de começar uma tarefa, você já fica sofrendo de ansiedade por conta das preocupações futuras.

Aumenta a produtividade

Uma das principais vantagens da gestão de tempo é o aumento da produtividade, ou seja, fazer mais em menos tempo.

Isso é possível porque o processo de administrar as horas do seu dia é baseado na realidade. Não adianta separar pouco tempo para atividades complexas, por exemplo.

Além de estimar com mais precisão o tempo de dedicação para cada tarefa, você aprende a considerar os valiosos períodos de descanso e a perder menos tempo com bobagens.

Melhora sua reputação

Além de otimizar o seu dia a dia, a gestão do tempo faz com que você seja visto no mercado com outros olhos.

Hoje se trata de uma habilidade valorizada pela maioria dos empregadores.

Afinal, que empresa não deseja contar com profissionais organizados e capazes de priorizar o que é mais importante? É o que todos os empregadores esperam.

Ajuda a administrar o trabalho remoto

O futuro do trabalho já chegou. Nessa nova realidade, o trabalho remoto passou a fazer parte da dinâmica de empresas de vários setores.

Apesar de alguns profissionais gostarem do esquema de home office, muitos têm bastante dificuldade para se adaptar.

E a gestão do tempo costuma ser um dos maiores obstáculos, pois em casa é mais complicado separar a vida pessoal do trabalho, não é mesmo?

Mas, adotando as práticas certas, você consegue gerir suas atividades do trabalho com mais tranquilidade e se dedicar como se estivesse no escritório.

Permite precificar serviços

Quem trabalha como autônomo depende da gestão de tempo até mesmo para precificar os serviços prestados aos clientes.

Além de garantir a boa execução de projetos, a estimativa de horas a serem dedicadas serve para calcular o preço correto. Ninguém deve trabalhar com “chutes”, certo?

Dessa forma, nem o profissional nem o cliente perdem dinheiro, pois sabem quanto tempo e quais recursos devem ser usados.

Confira 12 dicas para fazer a sua gestão de tempo do jeito certo

1. Descubra quanto tempo as atividades levam para serem concluídas

Antes de partir para o planejamento, você precisa saber quanto tempo você demora para analisar um documento, redigir um relatório e se preparar para uma reunião, por exemplo.

Lembre-se de que é preciso ser honesto consigo mesmo!

Do contrário, você corre o risco de colocar na sua lista diária mais coisas do que é capaz de cumprir. E aí de nada adianta, concorda?

Para uma gestão de tempo mais precisa, calcule também a quantidade de horas de sono, o tempo gasto com as refeições, prática de exercícios, estudos, família e tudo mais.

2. Faça um planejamento

Monte um cronograma para se planejar com antecedência para as semanas seguintes.

Assim, você consegue visualizar tudo o que precisa ser feito com uma boa folga para distribuir as atividades sem passar apuros.

Isso facilita demais na hora de priorizar o que é mais importante, pois você organiza o que precisa cumprir de acordo com a ordem de urgência.

Conforme as tarefas vão sendo cumpridas, a sensação de ter feito um trabalho bem feito e de estar sendo produtivo aumenta.

3. Defina suas metas

A gestão de tempo é um processo que ajuda você a atingir seus objetivos tanto pessoais quanto profissionais.

Mas, para isso, é necessário definir quais são as suas metas. Com um caminho traçado, as chances de sucesso aumentam.

Você pode fazer isso de diversas formas, mas uma boa dica é usar o método SMART, uma ferramenta poderosa para validar objetivos e planejar de maneira eficiente.

Para se aproximar da realidade, as metas SMART precisam ser específicas, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e ter um prazo definido.

4. Monte uma lista de tarefas do dia

Além do planejamento mensal e semanal, você deve planejar cada dia com a ajuda de uma lista de tarefas.

Crie o hábito de separar alguns minutos da sua manhã para se planejar. Pegue um café, arrume um lugar confortável para se sentar e pense em tudo o que você pretende fazer no dia.

Então, coloque em primeiro lugar as atividades prioritárias e, por último, as mais triviais.

5. Coloque prazos nas tarefas

Assim como as metas, todas as tarefas devem ter um prazo para acabar. É algo que vai aumentar a sua eficiência – pode apostar!

Funciona como uma espécie de pressão saudável criada por você mesmo.

Dessa forma, as tarefas não ficam se arrastando, deixando que as distrações atrapalhem sua conclusão.

Agendar os prazos em um calendário ou gerenciador de tarefas ajuda bastante a manter o foco em uma atividade e dar conta de terminá-la dentro do tempo esperado.

6. Aprenda a dizer “não”

Quantas vezes alguém veio pedir uma força e, mesmo atolado de obrigações, você disse que poderia ajudar?

Embora seja difícil dizer “não”, aprenda a abrir mão de tarefas que entrem em conflito com os seus objetivos e atrapalhem o seu planejamento.

Saiba que a mesma lógica pode ser aplicada aos e-mails, ligações e mensagens.

Se você está focado na elaboração de uma apresentação, por exemplo, talvez seja preciso recusar uma ligação ou deixar para responder as pessoas em outro momento.

7. Saiba priorizar o que é mais importante

A gente já falou sobre isso aqui, mas ressaltar a importância de saber priorizar nunca é demais.

Em várias ocasiões, tarefas urgentes podem aparecer. Porém, trabalhar apagando incêndios não é a melhor estratégia, certo?

Sendo assim, o melhor a se fazer é priorizar as tarefas mais importantes, que têm mais impacto na empresa, e dedicar mais tempo à execução delas.

Isso porque, se a gente for observar, vamos perceber que deixamos de fazer muita coisa porque não queremos fazer, e não por falta de tempo.

8. Faça reuniões mais produtivas

Reuniões que tomam tempo demais estão entre as principais reclamações dos profissionais. E, muitas vezes, elas poderiam ser mais curtas.

Uma maneira de fazer isso é determinar uma pauta de discussão e uma duração máxima para cada reunião.

Antes de começar, separe uns minutos para se preparar e anotar tudo o que você tem a dizer.

Do contrário, as equipes acabam divagando sobre diversos assuntos que não deveriam ser o foco, ocupando um tempo que poderia ser melhor aproveitado de outras formas.

9. Prepare-se para os imprevistos

Por mais que você tente planejar tudo nos mínimos detalhes, imprevistos sempre podem surgir ao longo do dia.

Leve em conta os pequenos acontecimentos não planejados na gestão de tempo para evitar a sensação de estar atrasado.

Dessa maneira, você inclui um respiro entre os seus afazeres para atender uma ligação de um colega ou até para resolver um problema urgente em casa.

10. Foque no que realmente interessa

Seja no escritório ou em casa, as distrações são sempre um obstáculo para a produtividade, não é?

Por isso, a melhor solução é fugir delas!

Trabalhar com o celular ao lado, por exemplo, apesar de necessário, pode ser um problema. É só uma luz piscar ou o aparelho vibrar para você perder totalmente o foco do que estava fazendo.

Sendo assim, na hora de executar uma tarefa importante, que demanda atenção, busque um cantinho tranquilo onde ninguém vai atrapalhar.

11. Use a técnica Pomodoro

Uma técnica bastante usada na gestão de tempo é a Pomodoro. Já ouviu falar dela?

Funciona assim: os fluxos de trabalho são divididos em blocos de 25 minutos, de concentração intensa, intercalados por intervalos curtos de até 5 minutos.

Durante esses 25 minutos o nosso cérebro consegue se manter concentrado e ágil. Portanto, é quando você foca totalmente em uma única tarefa.

Nas pausas, aproveite para tomar um café, ir ao banheiro e responder mensagens.

É um método que funciona muito bem para fugir das distrações e manter o foco.

12. Reserve tempo para pequenas pausas

Cuidado para não deixar a pressão da produtividade fazer você pensar que deve trabalhar como uma máquina.

Todo mundo precisa de tempo para descansar, cuidar do corpo e da mente, se divertir e fazer outras atividades prazerosas.

Pensando nisso, reserve um tempo do dia para você. Se uma tarefa pode ser finalizada em poucas horas, não tem motivo para você se dedicar o dia inteiro.

Não pense que isso é falta de comprometimento. Na verdade, trata-se de otimizar ao máximo o tempo disponível.

Dê um gás na sua produtividade!

Ao adotar essas boas práticas de gestão do tempo, você vai ver que é possível conciliar suas atividades e, ao mesmo tempo, ter um respiro entre elas.

Principalmente se você estiver pensando em investir em qualificação profissional, separar algumas horas da semana para se dedicar aos estudos vai ser necessário.

E saiba que rapidinho você pega o jeito da coisa e tira a gestão do tempo de letra!

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