Sente que vive em uma correria sem fim? Parece que as horas do dia não são suficientes para todos os seus compromissos? Se sim, pode ser um sinal de que você não faz uma boa gestão de tempo.

O resultado disso, além do cansaço, é um monte de atividades acumuladas. Sem chance de tornar isso um hábito, certo? Então venha com a gente saber como fazer um bom uso do seu tempo e aumentar a sua produtividade!

O que é gestão de tempo?

A gestão de tempo nada mais é do que um conjunto de estratégias usadas para melhorar a realização de suas tarefas. Com essas práticas na ativa, a tendência é ser mais produtivo e eficiente.

Ela é essencial para organizar seu dia, cumprir prazos e otimizar sua rotina. Quem estuda e trabalha sabe o quanto é difícil conciliar as obrigações com a vida pessoal, certo?

Mas quando se administra o tempo corretamente, as chances de conseguir dar conta de tudo são muito maiores. E, sem dúvida alguma, os resultados também são muito melhores.

Por que a gestão de tempo é tão importante?

A gestão de tempo é superimportante em todas as áreas da vida. Pode confessar: a sensação de que seu dia rendeu não é satisfatória?

Essa percepção aumenta tanto seu bem-estar, que é possível dizer que ele se aproxima da felicidade plena. Você faz o que precisa ser feito, e ainda consegue reservar algumas horas para fazer o que gosta.

No começo, essa administração pode ser um pouco complicada. Afinal, é preciso se adaptar e aprender a priorizar. Mas na medida em que ela é colocada em prática, você consegue alcançar mais metas e render mais, o que garante bons resultados que refletem em seu desempenho e até mesmo em sua reputação.

Quais são as principais vantagens da gestão de tempo?

E na prática, quais são as vantagens da gestão de tempo? Aqui está uma lista dividida de acordo com os principais setores da nossa vida, para que você entenda o que tem a ganhar em cada um!

Vida pessoal

Quando estamos sobrecarregados, é a vida pessoal que geralmente fica em segundo plano. Mas quando há um consumo consciente de tempo, você consegue:

  • descansar de maneira adequada;
  • divertir-se e fazer o que gosta;
  • ficar com a família e os amigos;
  • construir e sustentar relacionamentos saudáveis;
  • manter a qualidade de vida;
  • ter mais horas de sono;
  • deixar a saúde em dia.

Estudos

Estudar é uma responsabilidade que depende apenas de você. Os resultados são seus, e eles influenciam em seu futuro. Por isso, é ainda mais importante administrar seu tempo com dedicação, para que você possa:

  • tirar boas notas;
  • absorver de verdade o conteúdo;
  • entender suas dificuldades e pontos de melhoria;
  • compreender que tipo de técnica de estudo funciona para você;
  • organizar um cronograma de acordo com o calendário da universidade;
  • ter destaque nas disciplinas que gosta;
  • estar preparado para o futuro profissional.

Trabalho

A rotina de trabalho é extremamente dinâmica. Além de suas atividades, você ainda precisa se integrar com a equipe e apresentar os resultados esperados. É muito fácil se perder em meio aos compromissos nesse ambiente agitado. Mas ao gerir melhor seu tempo, você:

  • cumpre prazos;
  • agiliza demandas;
  • contribui para o trabalho da equipe;
  • faz mais em menos tempo;
  • prioriza tarefas;
  • atinge metas e objetivos mais rapidamente;
  • torna-se mais produtivo.

Como aplicar uma gestão de tempo eficiente?

Ficou interessado em fazer da gestão de tempo uma realidade em sua vida? Então é hora de descobrir como aplicá-la de um jeito eficiente!

Planeje seu dia

Para começar, planejar é a palavra de ordem. Reserve alguns minutos de sua manhã para anotar suas atividades e priorizá-las.

Não tenha preguiça de fazer listas e calcular um tempo aproximado para cada tarefa. É isso o que realmente ajuda a encaixar tudo da melhor maneira possível.

Prepare-se para imprevistos

Seu dia não será perfeito. Algum imprevisto pode acontecer: o telefone chega, um e-mail urgente também, alguém chega para chamar você e assim por diante.

Então, é importante prever momentos assim. Separe alguns minutos para intervalos e antecipe prováveis interrupções.

Aprenda a dizer não

E por falar em imprevistos, eles podem ser controlados com uma palavrinha mágica: não! Se você precisa cumprir um prazo ou entregar uma demanda prioritária e alguém interrompe, basta dizer que não pode atender no momento.

Deixe o celular no silencioso, peça licença e combine que retornará mais tarde, entre outras táticas similares. Isso ajuda a traçar limites e ter mais autonomia sobre suas responsabilidades.

Respeite prazos

Muitos prazos serão definidos previamente, outros você precisará definir por conta própria. Ao respeitar as datas, você evita se arrastar por muito tempo em uma demanda.

Essa é uma pressão considerada saudável, inclusive. Ela inibe distrações e contribui para manter o foco.

Não perca tempo com pequenas coisas

É claro que você deve tirar um tempo para tomar um café, fazer um lanche e até mesmo checar as redes sociais. Mas é importante não perder mais tempo do que o necessário nesses momentos.

Se você se envolve em uma longa conversa, ou fica mais tempo que o esperado no celular, perde o ritmo de suas atividades e volta mais distraído a elas. Depois, a preguiça bate fácil.

Resolva demandas em menos tempo

Algumas demandas podem ser facilmente resolvidas em menos tempo que o programado. Por exemplo, será que uma reunião de meia hora é mesmo necessária quando um e-mail oferece a resposta que você precisa em cinco minutos?

Avalie essas possibilidades ao longo do dia para tomar decisões mais inteligentes e ágeis. Você verá quanto tempo conseguirá poupar até o fim do dia.

Realize tarefas similares em sequência

Se você precisa realizar várias tarefas similares, tente fazer isso sem sequência. Essa estratégia funciona porque você já estará familiarizado com um tipo de atividade com base na repetição.

Assim, nas seguintes tarefas, seu raciocínio trabalha com a lógica, de forma mais natural, para finalizar toda a demanda. Essa é uma ótima dica para se organizar nos estudos, principalmente.

Concentre-se naquilo que importa

Para render, é preciso focar. Algo que só é possível se você fugir de todas as distrações, sem pensar duas vezes.

Fique longe do celular, esteja em um local organizado e silencioso, deixe tudo o que você precisa por perto. Sempre há a possibilidade de se isolar, mesmo dentro da empresa ou na faculdade.

Tenha paciência

Infelizmente, nem tudo sai como o esperado. Mesmo que você saiba que um imprevisto corriqueiro pode acontecer, problemas maiores aparecem eventualmente.

Portanto, nessas ocasiões, tenha paciência! Respire fundo, avalie suas possibilidades e faça escolhas inteligentes. Mais tarde você terá tempo para se reorganizar com o que ficou para trás.

Evite multitarefas

Muita gente pensa que fazer várias atividades ao mesmo tempo é essencial para se destacar. Mas nem sempre isso funciona.

Abraçar muitas obrigações ao mesmo tempo resulta em trabalho malfeito, que precisa de refações e, com isso, mais tempo é gasto. É sempre melhor fazer uma coisa por vez, com qualidade.

Seja objetivo em suas ações

Executar uma ação nem sempre requer muitos processos complexos. Por vezes, a objetividade é a melhor opção para que você consiga cumprir suas demandas.

Detalhar demais pede mais tempo, e a sua produtividade cai. Fundamente suas tarefas com recursos eficientes e vá direto ao ponto.

Valorize os resultados alcançados

Ter atenção para as falhas, de modo a evitá-las no futuro, é uma ótima estratégia. Mas não deve ser a única: você já parou para pensar nos excelentes resultados que alcançou ao gerir bem seu tempo?

Valorize e registre seus acertos, porque eles também fazem parte do seu caminho para o sucesso. E continuar a repeti-los, até mesmo torná-los mais elaborados nessa trajetória, vale muito a pena!

Quais são os erros mais comuns ao aplicar a gestão de tempo?

Mas determinados erros podem ser fatais para a sua gestão de tempo. A seguir, confira o que você precisa evitar se realmente quiser ter bons resultados na organização.

Procrastinar

Enrolar para fazer algo que não é tão interessante só faz com que você acumule mais tarefas na lista. Procure dividir seu tempo entre o que gosta e o que não pode deixar de fazer para deixar a execução de tarefas mais proporcional e agradável.

Se tiver dificuldades, tente priorizar as tarefas mais longas e chatas primeiro e deixe o que gosta para o final. Isso serve até mesmo como estímulo.

Não ter objetivos definidos

De nada adianta ter uma lista de afazeres se ela não tiver objetivos bem delimitados. Jogar as tarefas ali, sem nenhum propósito, não ajuda a ter um dia organizado.

Pelo contrário, ele ficará apenas mais cansativo. Saiba por que você tem que fazer aquela atividade, pense sobre sua execução e foque nos resultados para que ela valha a pena.

Render-se aos “ladrões do tempo”

Não jogue a toalha nos momentos de desânimo e vá para as redes sociais. A internet é repleta do que chamamos de “ladrões do tempo”, porque cinco minutos rapidamente se transformam em horas.

Se você tende a se prender na tela com facilidade, evite mexer em seus perfis inclusive nos períodos de intervalo. Procure outras atividades mais simples e que não retenham tanto sua atenção para descansar a cabeça.

Subestimar o tempo de execução de uma atividade

Outra falha é achar que a tarefa será finalizada no prazo, mesmo que você não cumpra as etapas dela conforme previu. Focar somente na data de entrega costuma ser um erro irreversível e compromete muitos projetos.

Você provavelmente não conseguirá resolver tudo em um dia só. Então, determine seu tempo de forma realista, para não ter que correr atrás do prejuízo em cima da hora.

Duvidar de sua capacidade

Em alguns dias, você terá mais tarefas para cumprir, que exigem mais responsabilidade. O cansaço pode aparecer do nada, assim como o desânimo. Mas não deixe que dominem você.

Jamais duvide de sua capacidade: atitudes assim atrasam totalmente a sua vida, porque o tempo que você usaria para agir, será destinado para se depreciar. Deixe isso de lado definitivamente, confie em seu taco e foque no que importa.

Quais são os melhores livros que tratam dessa temática?

Quer se aprofundar ainda mais na arte de administrar o tempo? Existem leituras muito completas e acessíveis para que você descubra mais dicas e estratégias, além das que citamos por aqui. Separamos uma lista imperdível de obras que não podem ficar de fora da sua estante!

“A tríade do tempo”, de Christian Barbosa

Nesse livro, você aprende a aplicar a gestão de um jeito facilitado. 

A partir de uma pesquisa realizada com pessoas de vários lugares do mundo, o autor traz uma metodologia diferenciada, baseada em recursos de software. Tudo a ver com a era digital na qual vivemos, concorda?

“Gestão do tempo”, de Polly Bird

Com essa obra, é possível desenvolver uma visão mais intuitiva sobre como administrar o tempo. 

O livro tem como objetivo reduzir a complexidade dos processos da gestão, ensina a tomar decisões mais afirmativas e a fazer tudo de um jeito mais eficiente.

“Produtividade para quem quer tempo”, de Geronimo Theml

Com essa leitura, você aprende mais sobre um método mais elaborado que permite atingir seus objetivos de maneira ordenada. 

O foco é ensinar o leitor a ser mais produtivo e tranquilo, além de evitar a procrastinação e separar um tempo para a vida pessoal.

“Trabalhe 4 horas por semana”, de Timothy Ferriss

Esse é um dos livros mais populares da lista. Afinal, quem não quer fazer exatamente o que o título propõe?

Ao longo do texto, o autor ensina a ter um estilo de vida que coloque o tempo livre sempre em primeiro lugar. Na concepção dele, quando você desenvolve valores mais voltados para sua vida pessoal, a tendência é ter mais sucesso nas outras áreas. Interessante, não?

E aí, curtiu saber mais sobre a gestão de tempo? Agora você tem dicas valiosas em mãos para fazer o dia render e se tornar mais produtivo.

Mas se você ainda precisa de um empurrãozinho para colocar tudo em prática, não se preocupe. Baixe o planejador de estudos do IED e aproveite o material para começar a deixar seus compromissos acadêmicos em dia!